Google Drive wie ein Profi organisieren: Ein Leitfaden

Google Drive ist ein unglaublich nützliches Tool zum Organisieren, Speichern und Freigeben all Ihrer Dateien online. Die Organisation von Google Drive kann schwierig sein, da es so einfach ist, neue Ordner zu erstellen, ohne über die Konsequenzen nachzudenken – aber das muss nicht so sein! Dieser Blog-Beitrag zeigt Ihnen einige einfache Schritte, die Ihnen helfen, Google Drive wie ein Profi zu organisieren.

Die größten Vorteile von Google Drive sind seine erweiterten Suchfunktionen. Wenn Sie beispielsweise etwas Bestimmtes suchen, es aber nirgendwo anders auf Google Drive finden können – keine Sorge, denn die leistungsstarken Algorithmen werden Ihnen immer helfen!

Google Drive ist ein fantastisches Tool für Produktivität und Zusammenarbeit. Je mehr Sie es verwenden, desto schwieriger wird es jedoch, alles organisiert zu halten, da es so viele Funktionen gibt, die Platz in Ihrem Kopf oder auf Papier einnehmen!

Bei so vielen Möglichkeiten, das Gewünschte zu finden, ist es eine Erleichterung, dass Google Drive mehr als eine Möglichkeit bietet. Hier sind einige Tipps zur Optimierung Ihres Sucherlebnisses im webbasierten Programm und zur Vermeidung von Zeitverschwendung beim Suchen!

Google Drive-Einrichtung und Hinzufügen von Dateien.

Google Drive bietet einen vielseitigeren Datei-Explorer als Standard-Windows- und Mac-Computer, da Sie Ihre Ordner nach Projekten organisieren können. Dies kann jedoch verwirrend werden, wenn diese Projekte aus zwei verschiedenen Quellen stammen – beispielsweise wenn einige Dateien auf Android-Geräten gespeichert sind, während andere in Google Docs oder Dropbox! gespeichert werden.

Google Drive bietet Ihnen eine Möglichkeit, Ihre Dateien zu organisieren, aber was bedeuten sie alle? MyDrive ist der Ort, an dem alles gespeichert wird, was auf Google passiert. „Mit mir geteilt“ sammelt Inhalte von anderen, die sich in denselben Bereich wie Sie eingeladen haben – dies können Ordner für die Teamzusammenarbeit oder öffentliche Verzeichnisse zur Verteilung sein. Um sich nicht in diesen Optionen zu verlieren, ist es wichtig, sich mit der Funktionsweise jedes Begriffs vertraut zu machen, bevor man kopfüber eintaucht!

Google Drive ist ein nützliches Tool zum Speichern all Ihrer wichtigen Dateien, bietet aber nicht den besten Schutz. Wenn Sie mit dem kostenlosen Dienst von Google und aktivierter Verschlüsselungsoption auf deren Servern sichern, sind die Daten auch dann sicher, wenn es ein Problem bei der Arbeit oder zu Hause gibt! Die Leistungsfähigkeit von Cloud-Speichersystemen wie Dropbox hat externe Festplatten in vielen Fällen obsolet gemacht, da sich Menschen stärker darauf verlassen, Informationen (einschließlich Finanzkonten) auf entfernte Computer hochzuladen, anstatt lokale zu verwenden, die dank des breiteren weltweiten Netzwerkzugangs jederzeit und überall verfügbar sind. Ein Hauptgrund für diese Verlagerung könnte tatsächlich weniger mit dem zu tun haben.

Die gewünschte Datei zu finden, kann schwierig sein, besonders wenn sie unter einer dieser Kategorien versteckt ist. Um Ihre Suche zu vereinfachen und das Gesuchte schneller zu finden, erstellen Sie Verknüpfungen zu freigegebenen Dateien oder Ordnern auf Drive! Sobald die Verknüpfung erstellt ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf oder ziehen Sie sie an eine beliebige Stelle auf „Meine Ablage“. Sie können diese überall in Ihrem persönlichen Bereich platzieren, solange sie nichts anderes unterbrechen, was Sie bereits dort gespeichert haben!

Die Datei bleibt an ihrem ursprünglichen Speicherort, aber die Verknüpfung auf Ihrem Drive ermöglicht Ihnen den einfachen Zugriff von überall. Dies erspart Ihnen das Durchsuchen freigegebener Daten und das Auffinden alter Dateien, die möglicherweise nicht mehr relevant sind!

Nach Datum und anderen Faktoren sortieren.

Dies ist ein grundlegender Tipp, aber er muss erklärt werden, weil Sie vielleicht noch nie gesehen haben, wo sich die Option zum Ändern der Dateisortierung auf Ihrem Computer befindet. Sie werden feststellen, dass Dateien auf verschiedene Arten sortiert werden können – zum Beispiel nach Name oder Datum – stellen Sie also sicher, dass jede Methode, die Sie interessiert, für jede Art von Medien (wie Fotos) gut mit dem Programm funktioniert, das zum Aufnehmen von Bildern verwendet wurde!

Klicken Sie auf diesen Text, um Ihre Sortiermethode zu ändern. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie zwischen "Zuletzt geändert" oder "Zuletzt von mir geöffnet" für aufsteigende Reihenfolge, sowie absteigend in beide Richtungen!

Dateien schneller auswählen

Die Umschalt- und Strg-Tasten werden verwendet, um mehrere Dateien in Google Drive auszuwählen. Der Benutzer kann auch per Klicken und Ziehen navigieren, um große Mengen zu verwalten, was ihm die Freiheit gibt, die er benötigt, wenn er gleichzeitig an einem großen Projekt arbeitet!

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, eine Gruppe von Dateien in Microsoft Office auszuwählen. Eine einfache Methode ist Strg + Klick, wodurch alle ausgewählten Dokumente hervorgehoben werden und Sie einfach und problemlos zwischen ihnen navigieren können! Wenn dieser Ansatz aus irgendeinem Grund nicht ausreicht, halten Sie einfach die Umschalttaste gedrückt, während Sie auf ein einzelnes Dokument klicken – dadurch verhält sich die Auswahl wie ein einzig großer anklickbarer Bereich (was großartig sein kann, wenn es eine bestimmte Reihenfolgenotation gab). Eine weitere Alternative wäre, die Leertaste gedrückt zu halten, während Sie einzelne Elemente in Ihrer Arbeitsumgebung auswählen, da hier alles von Registerkarten bis hin zu Bildern als potenzielle Highlights verfügbar wird.

Beachten Sie, dass Sie die Dateiansicht mit der Schaltfläche oben rechts ändern können, die über Ihrer Sortieroption und neben einem Info-Symbol erscheint. Verwenden Sie sie für die Listen- oder Gitteransicht; dies hilft, eine Gruppe von Dateien einfacher auszuwählen!

Erweiterte Suchwerkzeuge verwenden

Haben Sie jemals eine Datei auf Ihrem Computer verlegt? Dann wäre das erste, was Sie tun sollten, danach zu suchen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, wäre die Verwendung von Google oder der Startseite und die Eingabe all dieser Wörter! Eine andere Möglichkeit könnte sein, den Datei-Explorer (oder wie auch immer das Programm heißt) zu öffnen und auf "Suchen" zu klicken. Das Beste an diesen Suchleisten auf Kopfhöhe ist, wie einfach sie das Auffinden verlorener Dinge machen, denn sie können nicht nur Text, sondern auch Bilder finden – was sie super hilfreich macht, wenn auch Fotos involviert sind.

Wenn Sie auf die Suchleiste klicken, werden alle Elemente nach Dateityp gefiltert. Wenn also ein wichtiges Dokument überprüft oder bearbeitet werden muss, das sich im Arbeitsordner einer anderen Person befindet und diese nicht weiß, wie (oder einfach nur Hilfe möchte), dann können wir alle von ihrem Fund profitieren!

Wenn Sie bei Google nach „Präsentation“ oder Ähnlichem suchen, enthalten die Ergebnisse Präsentationen. Wenn Ihr Ziel präziser und spezifischer ist als diese weit gefasste Kategorie von sprachbasierten Inhalten, versuchen Sie, einen Begriff zusammen mit „Typ“ einzugeben (z. B. Präsentation – PowerPoint). Dies erleichtert die Eingrenzung, welche Art von Informationen besonders hilfreich sein könnte, wenn Sie sich andere Typen wie Audio/Podcasts usw. ansehen.

Wenn Sie nach einer bestimmten Datei suchen, kann es hilfreich sein, die verschiedenen Suchmöglichkeiten von Access zu nutzen. Wenn Sie auf „Weitere Optionen“ unten klicken, können Sie auch nach Kriterien wie dem Änderungsdatum oder dem Eigentümer, der die Datei mit anderen geteilt hat, filtern, um genau das zu finden, wonach wir suchen!

Wenn Sie eine Menge Dateien in Drive speichern und sich nicht mehr daran erinnern, wo die meisten davon sind, wird die Suche Ihr bester Freund sein.

Farben und Sterne verwenden, um Kategorien zu erstellen.

Wenn es darum geht, Ihre Dateien zu organisieren, haben Sie viele Möglichkeiten. Manche Leute mögen Ordner und andere bevorzugen visuellere Systeme, die das Klicken mit der rechten Maustaste auf Ordnersymbole nutzen, um Farben zu ändern oder sie besser von anderen Objekten in einem Bild abzuheben als Text allein dies tun würde. Es kann auch hilfreich sein, wenn Benutzer Dokumente einfach anhand ihrer Titel navigieren können – die Fähigkeit, leicht zwischen "Präsentation A" und, sagen wir, "_Enddokument" zu unterscheiden.

Mit der Timeful-App können Sie Ihre Drive-Ordner mit Farbe anpassen! Der hilfreiche Blog-Beitrag des Unternehmens über ihre clevere Idee beschreibt es am besten: „Sie werden sie schnell unter all den anderen grauen finden können.“ Es mag nicht viel erscheinen, aber alles, was uns dazu bringt, unsere Dateien mit mehr Begeisterung zu organisieren, bekommt in dieser Welt, in der Zeit Geld ist, immer Daumen hoch. Ein leuchtend farbiger Ordner bedeutet weniger Arbeit für mich, weil meine Aufmerksamkeit nicht auf etwas anderes abwandert, wenn ich mich wirklich auf das konzentrieren sollte, was als Nächstes ansteht – und vergessen Sie nicht, wie glücklich Kinder mit bunten Dingen sind.

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Dateien und Ordner zu organisieren. Eine der beliebtesten ist die Verwendung von Sternen, was Sie auch im Finder tun können. Dazu genügt ein Stern pro Datei oder Ordner, der besondere Aufmerksamkeit benötigt, damit sie bei Bedarf immer leicht zu finden sind! Um zunächst eine Liste der Elemente zu erstellen, die unsere mit Sternen markierten Elemente für Speicherzwecke werden sollen (Sterne sind nur dafür reserviert), wählen Sie "Zu Favoriten hinzufügen" aus dem Rechtsklickmenü und dann "Datei", gefolgt von der Option "Sterne" in der linken Leiste > sobald Sie sich dort befinden, wo alle zu berücksichtigenden Daten gefunden wurden, schauen Sie nach unten.

Dokumente zur schnellen Überprüfung voranzeigen.

Eine schnelle Möglichkeit, den Inhalt einer Datei vor dem Öffnen herauszufinden, ist die Vorschau der Datei mit einem Augensymbol. Nachdem Sie den gewünschten Inhalt ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf dieses Symbol oben rechts in der Symbolleiste, die erscheint, sobald Sie Ihre Wahl getroffen haben, und erhalten sofortiges Feedback. Möchten Sie Tipps zum schnellen Auffinden von Dateien? Am schnellsten wäre der Zugriff mit einem Klick über Miniaturansichten, anstatt endlos zu scrollen, wenn Sie nach bekannten Informationen wie Musiktiteln oder Bildern aus unserem letzten Urlaubsabenteuer suchen!

Wenn Sie eine Datei in der Vorschau anzeigen, lädt der Webbrowser diese möglicherweise automatisch vollständig. Falls nicht und wenn Bearbeitungssoftware wie Google Docs oder Microsoft Office auf Ihrem Gerät installiert ist, finden Sie oben rechts einen Link „Öffnen mit [App]“ für den schnellen Zugriff; andernfalls scrollen Sie einfach nach unten, um sie in diesem Artikel zu finden!

Versions- und Bearbeitungshistorien aus Meine Ablage prüfen.

Sie können die Versionsverwaltung in Drive verwenden, um zu sehen, wer Ihre Datei bearbeitet hat, sowie ältere Versionen zurückverfolgen und anzeigen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument oder Bild mit einem dieser Tools: „Versionen verwalten“ zum Prüfen verschiedener Revisionen; „Aktuelle Versionen vergleichen“ (unten), wenn Sie zwei Dokumente nebeneinander vergleichen möchten, ohne sie gleichzeitig im Fenstermodus geöffnet zu haben! Um Änderungen während eines gesamten Projekts mit Microsoft Office 365 Client-Anwendungen wie Word 2013/2010-Suiten zu verfolgen, wählen Sie einfach „Datei“ und klicken Sie dann in einem der kollaborativen Editoren auf „Vergleichen“.

Das Rechtsklickmenü bietet Ihnen eine Vielzahl von Optionen zum Anzeigen der Details auf Ihrem Computer. Sie können Informationen anzeigen, z. B. wer kürzlich darauf zugegriffen hat und wie diese Änderungen verwendet wurden, ob es in letzter Zeit Aktivitäten zum Teilen dieser Datei gab oder ob ein anderer Benutzer wesentliche Beiträge zu ihrer Erstellung geleistet hat.

Apps ausprobieren, um die Organisation zu verbessern.

Google Drive ist eine Anlaufstelle für Speicherplatz, aber wenn Sie die Standardoptionen satt haben und mehr Kontrolle über Ihre Dateien wünschen, verbinden Sie Drittanbieter-Apps. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine Datei in Google Drive, um alle verfügbaren Verbindungen unter "Öffnen mit > Weitere Apps verbinden" anzuzeigen. Sie finden alles von Seys (was?) Pokermaschinen über Online-Banking-Dienste wie PayPal – sie können die Zusammenarbeit mit Kollegen, die andere Programme verwenden, einfacher denn je machen! Und nochmals vielen Dank, Fido, für diesen Tipp des Tages: Sichern Sie immer wichtige Daten, bevor Sie Änderungen vornehmen, denn wir wissen nie, wann etwas passieren könnte.

Dadurch wird der Marktplatz geöffnet, wo Sie Add-ons durchsuchen können, die mit Google Drive funktionieren. Schauen Sie sich diese an und sehen Sie, ob welche interessant klingen, um sie auszuprobieren! Wir haben auch unsere Lieblingswerkzeuge dafür zusammengestellt – verpassen Sie diese Gelegenheit nicht: https://www.googlecreativereviewsiteco/.

Es besteht kein Zweifel, wie sehr wir uns heutzutage auf Technologie verlassen; besonders wenn wir von zu Hause oder im Urlaub arbeiten... aber es ist so befriedigend zu wissen, dass all diese Geräte keine Probleme mit der Fernverbindung haben, wie sie es früher taten, da alles automatisch synchronisiert wird, ohne jemals etwas anderes als die Tastatur berührt zu haben.

Mini-Tipps zur Drive-Organisation.

Organisation ist etwas, das wir alle nutzen können, um unser Leben einfacher zu machen. Aber wenn Sie Hunderte von Dateien und Ordnern haben, was ist der beste Weg? Hier sind einige kleinere Tipps, um die Dinge auf Ihrem Laufwerk in Ordnung zu halten!

Zuerst – organisieren Sie sich, indem Sie Kategorien oder Dateinamen erstellen, die Ihnen helfen, festzulegen, wohin jeder Dokumenttyp gehört (Beispiele wären „Meine Musik“, „Arbeitsdokumente“). Als Nächstes – beseitigen Sie alle Zweifel am Wegwerfen alter Dokumente, indem Sie Kopien in separate Ordner speichern, die ihrem ursprünglichen Titel entsprechen, bevor sie gelöscht werden; dies könnte auch als Frühwarnsystem dienen, falls jemand anderes später ohne Erlaubnis versucht, sie zu durchsuchen.

• Emojis können eine lustige und kreative Möglichkeit sein, Ihre Google Drive-Ordnernamen aufzupeppen. Unter Windows drücken Sie Win + Punkt (Istanbul-Kurden), die auch in Ordnernamen funktionieren! Die Kombination mit Farben für verschiedene Typen wie blaue Himmelstage oder Herzen erleichtert es visuellen Lernern.
• Verwenden Sie Hashtags als einfache Möglichkeit, alles zu markieren. Google Drive bietet keine richtige Tagging-Funktion, daher können Sie Ihre eigenen mit dem Hashtag-Symbol (#) erstellen. Obwohl dies von Google selbst nicht offiziell unterstützt wird, ermöglicht es den Benutzern, schnell alle Dateien mit relevanten Schlüsselwörtern an einem Ort anzuzeigen, wenn sie etwas Bestimmtes suchen!
• Namen sollten klar und prägnant sein. Verwenden Sie Formatnamen wie "001", die es Ihnen erleichtern, Ihre Dateien mithilfe einer intelligenten Namenskonvention zu organisieren (mehr dazu später). Dateinamen sollten auch kurz genug sein, damit sie überschaubar bleiben, aber vergessen Sie nicht, Schlüsselwörter einzufügen, um sie bei Bedarf wiederzufinden!

Jetzt wissen Sie, wie Sie alles in Ihrem Google Drive unter Kontrolle halten können, damit jeder andere, der Zugriff wünscht, es leicht hat. Die Organisation und Zugänglichkeit all dieser Dateien hilft, wenn Hunderte von ihnen auf Dutzende von Ordnern auf dem Laufwerk verteilt sind, was oft mehr als genug Speicherplatz ist!

Google Drive ist das weltweit meistgenutzte Cloud-Speichersystem mit über einer halben Milliarde aktiver Nutzer pro Monat. Um es zu meistern, sollten Sie auch wissen, wie man häufige Probleme in Google Docs und Sheets behebt!

 

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